Die Jahresmitte ist ein geeigneter Zeitpunkt, die Betriebskostenabrechnungen des Vorjahres auf Vollständigkeit zu prüfen. Wer frühzeitig fehlende Unterlagen und Zustellungsfragen klärt, kann berechtigte Nachforderungen noch innerhalb der gesetzlichen Frist geltend machen.
Rechtlicher Rahmen
Bei Wohnraummiete ist über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum des Schreibens oder dessen Absendung.
Eine verspätete Nachforderung ist grundsätzlich ausgeschlossen; das Gesetz macht eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Auf diese Ausnahme lässt sich keine verlässliche Abrechnungsorganisation aufbauen. Ein Guthaben des Mieters verschwindet durch den Fristablauf nicht.
Unsere Einordnung
Für einen kalenderjährlichen Abrechnungszeitraum endet die reguläre Frist damit am Jahresende des Folgejahres. Neben der rechtzeitigen Übermittlung muss die Abrechnung ihre grundlegenden Angaben verständlich enthalten. Das spätere Nachreichen einer erstmals formell ordnungsgemäßen Abrechnung kann die Fristprobleme verschärfen. Nicht jeder materielle Rechenfehler hat dagegen dieselben Folgen.
Unsere Empfehlung
Wir prüfen vor dem Versand Abrechnungsvereinbarung, Verteilerschlüssel und die formelle Nachvollziehbarkeit. Bei vermieteten Eigentumswohnungen trennen wir die mietrechtliche Abrechnung von der Abrechnung der Gemeinschaft und ordnen umlagefähige Positionen zu.
Bei fehlenden Belegen oder drohendem Fristablauf bewerten wir die rechtlich möglichen Schritte konkret. Nach dem Versand setzen wir berechtigte Nachforderungen durch und bearbeiten Einwendungen auf Grundlage der betroffenen Kostenpositionen und des belegbaren Zugangs.