Ob eine Abrechnung stimmt oder eine Sanierung sachgerecht vergeben wurde, lässt sich ohne Unterlagen kaum beurteilen. Wohnungseigentümer müssen sich dafür nicht auf mündliche Auskünfte beschränken. Das Gesetz gibt ihnen einen eigenen Einsichtsanspruch.
Rechtlicher Rahmen
Nach § 18 Absatz 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Verwaltung organisiert die praktische Bereitstellung im Rahmen ihrer Aufgaben.
Einsicht und die verlangte Übermittlung sämtlicher Unterlagen sind rechtlich nicht ohne Weiteres dasselbe. Umfang, Art der Einsicht und eine mögliche Vertretung oder Begleitung sollten auf den konkreten Bestand und das Prüfungsziel abgestimmt werden. Datenschutz rechtfertigt keine pauschale Verweigerung jeder Einsicht.
Unsere Einordnung
Für eine gezielte Prüfung sollten insbesondere Rechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise und Beschlussgrundlagen den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden. Die Einsicht kann zum Beispiel klären, ob eine abgerechnete Leistung beauftragt und bezahlt wurde oder ob gegen einen Vertragspartner Ansprüche bestehen.
Wer zugleich einen Beschluss angreifen will, muss die Anfechtungsfristen unabhängig vom Einsichtstermin beachten. Ein noch offenes Auskunfts- oder Einsichtsverlangen verlängert die gesetzlichen Klagefristen nicht automatisch. Die Informationsbeschaffung und ein erforderliches Verfahren müssen daher zusammen geplant werden.
Unsere Empfehlung
Wir formulieren ein auf das Prüfungsziel zugeschnittenes Einsichtsverlangen, begleiten die rechtliche Auswertung und ordnen auffällige Buchungen oder Vertragsvorgänge ein. Verweigert die Gemeinschaft die geschuldete Einsicht, setzen wir den Anspruch durch.
Für Gemeinschaften und Verwaltungen gestalten wir ein nachvollziehbares Verfahren zur Unterlageneinsicht. So lassen sich berechtigte Kontrollrechte erfüllen und konkrete Streitfragen anhand der vorhandenen Dokumente bearbeiten.