Eigentümerversammlungen können jetzt seit 01.12.2020 endlich auch digital durchgeführt werden. Der neue § 23 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) regelt, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne persönliche Anwesenheit teilnehmen und sämtliche oder einzelne Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Allerdings birgt die Durchführung zahlreiche rechtliche Fallstricke, die es zu bewältigen gilt.

Auch 2021 stehen die Zeichen nicht auf Entspannung der Corona-Lage, daher sind die digitalen Versammlungen eine Chance und Alternative, die Verwalter nutzen können und sollten.

Was zunächst für den Verwalter wie eine große Vereinfachung der WEG Versammlung wirkt, birgt zahlreiche Risiken. Ungeklärt sind vor allem Fragen, die bei der personellen Anwesenheit immer leicht geklärt werden konnten, zum Beispiel:

• Ehepartner, Lebensgefährten oder Freunde von Eigentümerparteien könnten sich in die WEG-Versammlung einmischen – würde damit die Wirksamkeit der Beschlüsse riskiert? Wie kann der Verwalter die Anwesenheit dritter Personen bei der digitalen Versammlung kontrollieren?
• Was passiert, wenn Eigentümer während der WEG-Versammlung plötzlich keine Verbindung mehr haben und dies nicht bemerkt wird?
• Wie kann der Verwalter auch älteren Eigentümern ohne Computer die Chance geben, digital an einer Versammlung teilzunehmen? Dürfen betreuende Personen dann beim digitalen Kontakt behilflich sein?

Für Verwalter gibt es hier also zahlreiche Fallstricke, die unbedingt beachtet werden müssen. Vier wichtige Punkte haben wir Ihnen hier einmal benannt:

1. Beschluss zur digitalen Wohnungseigentümerversammlung

Damit die digitale Wohnungseigentümerversammlung gelingt, muss ein Beschluss gefasst werden. Das ist ausdrücklich durch das Gesetz so vorgesehen. Der Gesetzgeber zwingt die Wohnungseigentümer aber nicht, eine digitale WEG-Versammlung zu beschließen müssen. Hier ist die Verwaltung gefragt, die Wohnungseigentümer von dem Vorhaben zu überzeugen. Gelingt dies, muss die digitale Versammlung rechtswirksam beschlossen werden.

2. Die digitale Form

Der Wortlaut des Gesetzes kennt zudem auch keine Form der digitalen Versammlung. Das Gesetz ermöglicht lediglich die elektronische Kommunikation. In der Praxis kommt es aber darauf an, eine möglichst sichere Auswahl bei der Nutzung eines digitalen Programmes zutreffen. Sie müssen dabei nicht nur den Datenschutz beachten, sondern auch die rechtssichere Möglichkeit der Teilnahme und Abstimmung genau prüfen.

3. Versammlungsleitung

Sie als Verwalter haben auch bei einer digitalen Versammlung die Sitzungsleitung. Das kann unter Umständen sogar noch schwieriger sein, als wenn die Eigentümer vor Ihnen persönlich sitzen würden. Wortmeldungen müssen beachtet und Diskussionen ausgewogen zugelassen werden. In der digitalen Kommunikation können aber auch Mikrofone durch die Versammlungsleitung stumm geschaltet werden – eine Möglichkeit, die so bislang nicht bestanden hat. Die Frage ist nur, ist das erlaubt?  Darf der Verwalter die Eigentümer zur Stummschaltung überhaupt auffordern?

4. Abstimmung

Das Gesetz spricht zudem nur vom Ausüben von Rechten im Wege der elektronischen Kommunikation. Nicht geklärt sind Fragen der Abstimmungsmodalitäten. Damit ein Beschluss auch wirksam gefasst werden kann, muss hier ganz genau aufgepasst werden. Gilt ein Daumen-Emoji schon als Zustimmung? Kann mit einem Smiley abgestimmt werden? Was in der Versammlung selbst vielleicht keine Beachtung erfährt, kann später zur Nichtigkeitsfalle werden.

5. Für die Praxis

Damit eine Eigentümerversammlung also gelingt, muss die elektronische Versammlung also umfassend geplant werden. Sollten Sie für das Jahr 2021 Ihre erste digitale Versammlung planen, begleiten wir Sie dabei gerne. Von Planung bis zur Durchführung stehen wir Ihnen mit anwaltlichem Rat gerne zur Seite.